Come migliorare la gestione del nostro tempo

Aggiornamento: 3 nov 2021


"Ho sempre mille cose da fare e tutte urgenti...corro da una parte all'altra tutto il giorno".


Le cose urgenti in realtà sono un inganno del cervello! Il cervello dà priorità a compiti che non meritano tale importanza.

Il nostro cervello tende a preferire le ricompense immediate o quelle a breve termine piuttosto che quelle a lungo termine, che potrebbero anche non arrivare...anche nel caso in cui queste ultime avessero una ricompensa maggiore.

Tendiamo a concentrarci su quello che ci sta davanti agli occhi, imminente e fattibile in poco tempo, trascurando il resto.


E allora, come possiamo gestire questa illusione?


Premessa: la gestione del tempo è un processo che porta a pianificare le proprie attività in funzione dei nostri obiettivi e della nostra salute mentale, senza rinunciare ad efficienza, efficacia e produttività!

In realtà tutti in qualche modo pianifichiamo le nostre giornate, a diversi livelli di consapevolezza... persino pensare a come incastrare impegni quotidiani come ad esempio fare la spesa, andare in palestra, andare a prendere i figli a scuola e poi prendere un caffè con un amico!

Saper gestire il tempo è una competenza molto utile non solo a lavoro ma anche nella vita di tutti i giorni.


La matrice di Eisenhower.


La matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso la valutazione delle attività secondo 4 criteri.

Si tratta di una matrice determinata da due variabili in base a cui pesare ogni compito:

URGENZA, cioè l'orizzonte temporale entro quanto realizzarla

IMPORTANZA, la rilevanza e quindi l'impegno personale per portarla avanti.


Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante. - Dwight Eisenhower


Le cose IMPORTANTI/URGENTI sono quelle da fare subito. E' anche detta area della CRISI, perché qui dovremmo collocare solo questioni emergenti. Richieste importanti, scadenze improrogabili. Dovrebbero essere poche attività ma da fare velocemente.


Le cose IMPORTANTI / NON URGENTI sono quelle collocate nell'area detta della QUALITA'.

Pianificazione, relazioni, formazione. Occorre pianificare quando e come svolgerle e dovrebbe essere l'area più affollata.


Le cose URGENTI/NON IMPORTANTI sono le cose da NON FARE se puoi! Viene anche chiamata area dell'INGANNO. Telefonate, mail, riunioni non rilevanti. Si travestono da urgenze. Vanno pianificate o eliminate o delegate.


Ed infine, le cose NON IMPORTANTI/NON URGENTI sono le cose da cancellare in ogni caso. E' anche detta area dello SPRECO. Social, discussioni, da eliminare ed evitare dalla nostra agenda o delegare.


Se la maggior parte della tua giornata è concentrata nel quadrante 1, hai difficoltà a gestire il tempo, e sono gli impegni a gestire te anziché il contrario.

Più attività hai nel quadrante 2 , maggiore sarà la qualità della tua vita.


Se molte attività si posizionano nel quadrante 3, stai occupando molto del tuo tempo per le urgenze degli altri!

Se ti trovi spesso nel quadrante 4, stai sprecando il tuo tempo ......concentrati invece su ciò che è importante e che vuoi realizzare per te stesso, altrimenti avrai molti rimpianti!


Sappi che la maggior parte delle persone occupa il tempo con il quadrante 1 e 3. Il segreto è riuscire ad occupare il quadrante 2: maggiore sarà il tempo investito nel quadrante 2 e minore saranno le urgenze (1 e 3).


Crea la tua matrice ora...inserisci all'interno dei 4 quadranti le attività che dovrai svolgere nel prossimi giorni. Migliorerai la la tua vita professionale e di vita, semplicemente scegliendo correttamente le priorità.

Pianificando anticipatamente il tuo lavoro utilizzando la Matrice potrai aumentare la produttività, ridurre lo stress e disporre di più tempo libero da dedicare ai tuoi affetti e alla tua famiglia.

Scrivi ora un elenco dettagliato dei tuoi impegni, una TO DO LIST. Questo libera la tua mente dalla necessità costante di memorizzare cose. Per poter lavorare bene con la matrice bisogna eliminare tutte le fonti di distrazione che potrebbero farci perdere tempo durante la giornata.


Una cosa molto importante da sottolineare è che la Matrice risponde sempre e comunque ad un criterio soggettivo: ciò che è importante per me può non esserlo per un'altra persona. Le nostre priorità sono legate ai nostri valori e ai nostri obiettivi ovviamente. Ciò che conta è imparare a gestirli con consapevolezza. Ad esempio: se non sei un influencer.... perché interrompi continuamente ciò che stai facendo per andare sui social???? Perché ti senti obbligato a sentire quel vocale su whatsapp che potrebbe anche attendere?

Il criterio URGENZA invece dipende dal tempo ma anche dall'importanza che riveste per noi un'attività: quando ci viene richiesto di eseguire un compito con molta urgenza bisogna sempre considerare se è importante, se è rilevante per l'obiettivo che dobbiamo raggiungere, altrimenti meglio delegare le richieste "urgenti"


Per concludere, ricorda anche che la procrastinazione è il nemico di questo metodo.

Procrastinando vi ritroverete con una "To do list" lunghissima e non sarete più in grado di gestire le priorità.

I compiti che vengono messi nella matrice devono essere portati a termine. Nel tempo alcuni compiti entrano e altri devono uscire, necessariamente!


La matrice di Eisenhower è per tutti un buono strumento?

Sicuramente sul posto di lavoro è un ottimo strumento per arrivare ad essere efficienti e produttivi senza troppo stress.

Non è una bacchetta magica e non dà effetti immediati. Come sempre accade, qualcosa che si impara richiede tempo, dedizione, attenzione e pazienza all'inizio. Prima di diventare automatico, il processo richiede impegno e anche aggiustamenti vari.

Può sembrare addirittura un altro lavoro dover pianificare le proprie attività, senza contare che non tutti sono degli organizzatori nati... c'è anche chi ama cullarsi nel proprio tempo e affrontare gli eventi nel momento in cui si presentano e non per questo sono meno efficienti.

Ma come si dice.... provare non costa nulla! Soprattutto quando ci sentiamo insoddisfatti, oppure sfruttati, o ancora stressati da mille responsabilità... fermarsi un attimo e ragionare su come stiamo REALMENTE gestendo il nostro tempo non è mai un male, anzi... potremmo scoprire che in realtà molto del nostro stress ce lo creiamo da soli senza saperlo!

La matrice potrebbe anche essere un utile mezzo di riflessione per arrivare a capire cosa veramente è importante per noi e cosa invece è solo un'illusione.

Non esiste mai un'unica prospettiva da cui guardare le cose. Uno strumento nato per ottimizzare i risultati sul lavoro può diventare un'occasione per imparare a conoscersi meglio e a migliorarsi.





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